‍

Je organiseert een bijeenkomst over een groot thema. Goede sprekers, een volle zaal, een strak programma. Toch loopt iedereen na afloop weg zoals ze binnenkwamen, want je ziet nauwelijks wat er in de zaal echt leeft.

Raymond Borsboom, eigenaar van Artifex en al 35 jaar eventmaker, draait het daarom om. Waar zit twijfel, waar ontstaat energie, wat resoneert? Met data en AI maakt hij die onderstroom zichtbaar, zodat je de ervaring erop afstemt.

In deze blog vertelt Raymond hoe dat werkt, en waarom techniek daarbij nooit de hoofdrol speelt.

Begin bij de vraag, niet bij de techniek

Een sterk event begint bij een vraag, niet bij een datum of een zaal. Wat moet dit teweegbrengen? Wat moet je publiek voelen, en wat moet er daarna anders zijn? Techniek komt pas daarna, als middel en nooit als doel.

Veel bijeenkomsten blijven hangen in praten. Een podium, wat sprekers, een panel en een paar vragen uit de zaal. Nuttig, alleen komen mensen pas in beweging als ze iets beleven.

Data als spiegel van de zaal

Vraag je publiek vooraf en tijdens de bijeenkomst naar meer dan de praktische zaken. Leg stellingen en keuzes voor, zodat je scherper ziet wat er speelt dan met een rondje handen omhoog. Ik werk daarvoor samen met een datapartner die jarenlang met sportdata bezig was, en die weet hoe je ruwe input betekenisvol maakt in een live ervaring.

Neem een congres over de toekomst van de zorg. Vraag de zaal vooraf welk toekomstbeeld hen het meest aanspreekt. Tijdens de opening zien mensen die antwoorden terug als beeld dat meegroeit met de zaal. Je voelt de energie verschuiven, want iedereen herkent er iets van zichzelf in. Zo is data geen grafiek op de beamer, maar een spiegel van de zaal.

Van toeschouwer naar medemaker

Zodra je ziet wat er leeft, stem je de ervaring daarop af. Een thema dat sterk speelt, krijgt meer ruimte. Een twijfel die terugkomt, pak je op het podium op. Het evenement reageert zo op de zaal en wint aan zeggingskracht.

Je publiek merkt dat. Mensen herkennen hun eigen inbreng, en voelen zich medemaker van de ervaring. Ik zag het bij bijeenkomsten waar mensen na afloop bleven napraten in plaats van meteen hun jas te pakken. Wat hen raakte, was dat ze iets van zichzelf terugzagen.

Waarom een gimmick niets oplevert

Zet je AI in omdat het nu eenmaal hip is, dan krijg je een schermpje zonder betekenis, oftewel een gimmick. Begin daarom met de vraag waar de emotionele of maatschappelijke lading zit. Gaat het over de zorg die anders moet, of over een sector die vastloopt, dan staat er iets op het spel.

Pas dan is de vraag of AI de dramaturgie versterkt. Maakt het iets duidelijker, spannender of persoonlijker? Zo niet, laat het weg. De hoofdrol blijft bij de maker, de spreker of het publiek.

Techniek en makers versterken elkaar

Techniek staat altijd naast het werk van makers. Een kunstenaar, een muzikant of een theatermaker brengt de verbeelding, terwijl data en AI de zaal in beeld brengen. Bij het Amsterdam Light Festival gaven kunstenaars met licht een plek een nieuwe betekenis. Voed die verbeelding met wat de data laten zien, zodat mensen iets ervaren en het niet bij begrijpen blijft.

Ook in de voorbereiding helpt techniek. In de conceptfase zie je sneller hoe je event eruit gaat zien, want je moet iets voelen wat nog niet bestaat. Rond het event vertaal je met AI één kernverhaal naar verschillende boodschappen, voor bestuurders, medewerkers, klanten en sponsors, van de uitnodiging vooraf tot de opvolging achteraf.

Na 35 jaar draait het nog om dezelfde vraag. Hoe zorg je dat mensen samen iets beleven dat blijft hangen? Mensen komen samen om samen te zijn. Data en AI zorgen er alleen voor dat ze elkaar in die zaal echt zien.

Loop je volgende bijeenkomst eens langs met één vraag in je hoofd. Wat moet je publiek voelen? Begin daar, en de techniek volgt vanzelf.

‍